Wettelijke bepalingen

Charter betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens 

Inleiding

Bij Auto 5 besteden we bijzondere aandacht aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit beleid gaan we dieper in op hoe wij persoonsgegevens verwerken voor de aanwerving van nieuwe medewerkers.

In het kader van onze procedures voor het aanwerven van toekomstige werknemers, hanteert onze HR-dienst aldus een aantal methodes voor de al dan niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. 

Voor alle hieronder beschreven verwerkingen zal de NV [MS1] Auto 5, met hoofdzetel te Paepsem Business Park, Paapsemlaan 20, ANDERLECHT, België, geregistreerd in de KBO te Brussel onder het nummer 0447 265 812 optreden als Verwerkingsverantwoordelijke (hieronder genoemd “Verwerkingsverantwoordelijke”). 

Laatste update van dit beleid: 20/03/2025.

1. Welke persoonsgegevens worden door Auto 5 verwerkt?

Bij het aanwerven van toekomstige medewerkers worden uitsluitend de persoonsgegevens gevraagd die strikt noodzakelijk zijn om de geschiktheid van de kandidaat voor de functie te beoordelen, of om diens professionele vaardigheden na te gaan. 

De verwerkingen die worden uitgevoerd door onze HR-dienst worden hieronder beschreven

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens ook van derde partijen verkrijgen, en wel op de volgende manieren:

• Uw profiel wordt naar onze HR-dienst gestuurd door iemand die u spontaan aanbeveelt, of in het kader van een lopende jobaanbieding (deze gegevens zijn niet toegankelijk voor het publiek);
• Via uw profiel op professionele sociale netwerksites;
• Door beroep te doen op een rekruterings- of uitzendkantoor.

In bovengenoemde gevallen zullen ons enkel de volgende gegevens toegestuurd worden: uw voor- en achternaam, uw contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer), uw cv en motivatiebrief, evenals informatie over uw diploma's, professionele ervaring, vaardigheden en bekwaamheden in verband met de aangeboden functie.

2. Wat zijn de gevolgen als ik de noodzakelijke gegevens niet verstrek?

Alle verzamelde gegevens zijn absoluut noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze worden gebruikt. Bijgevolg: 

• indien u uw persoonsgegevens niet met ons zou delen tijdens de aanwervingsprocedure, dan zal het voor u onmogelijk zijn om aan deze procedure deel te nemen;
• indien u ons de nodige bewijsstukken en wettelijk verplichte informatie niet zou bezorgen (zoals uw burgerlijke staat, adres, identificatienummer sociale zekerheid, verblijfsstatuut, enz.) na het succesvol doorlopen van de sollicitatieprocedure, dan zal het onmogelijk zijn om de arbeidsovereenkomst aan te gaan.

3. Maken we gebruik van profilering of volledig geautomatiseerde besluitvorming?

Nee. We werken niet met volledig geautomatiseerde besluitvorming, zoals profilering, voor de aanwerving van onze toekomstige werknemers. Alle kandidaturen worden geanalyseerd en onderzocht door de medewerkers van onze HR-dienst.

4. Wie heeft toegang tot de gegevens die worden verzameld in het kader van de aanwervingsprocedures?

Uw gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld.

In onze teams zijn de enige personen die toegang hebben tot uw persoonsgegevens: 

• de medewerkers van onze HR-dienst (zoals de verantwoordelijken voor de aanwerving van nieuwe medewerkers, en de HR-manager) ;
• de managers van de diensten die interesse hebben in uw kandidatuur (waaronder de centermanagers en de sectorverantwoordelijken);
• en, tot slot, onze interne IT-dienst en de dienst die instaat voor de beveiliging van de informatiesystemen.

Buiten onze teams zijn de categorieën ontvangers die toegang hebben tot uw gegevens de volgende: 

• Onze onderaannemers, voor het stellen van handelingen met het oog op het aanwerven van nieuwe medewerkers. Het gaat dan met name om onze technische partners en de jobboards waarop wij beroep doen. Wij delen enkel de gegevens die zij nodig hebben voor het uitvoeren van de taken die wij aan hen uitbesteden;
• Onze dienstverleners belast met opdrachten op het vlak van HR-beheer, zoals de rekruteringskantoren waarmee wij samenwerken;
• Onze IT-dienstverleners die oplossingen voor informatiebeheer leveren, zoals in het kader van hosting;
• In geval van verkoop of aankoop van een van onze bedrijven of activa, kunnen wij uw gegevens doorgeven aan de eventuele verkoper of koper van deze bedrijven of activa;
• Indien wij, of al onze activa, worden overgenomen door een derde partij, zullen alle persoonsgegevens die wij van onze kandidaten bewaard hebben, ook worden overgenomen;
• Derde partijen; als wij verplicht zijn om uw persoonsgegevens bekend te maken of te delen om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Of ter vrijwaring van onze rechten, eigendommen, activa of andere;
• En, tot slot, om uw aanwerving af te ronden na een succesvolle sollicitatie, zal onze HR-dienst een deel van de verzamelde informatie doorgeven aan de instanties die op de hoogte moeten worden gebracht van uw tewerkstelling, zoals: de werkloosheidsverzekering, de ziekteverzekering, de pensioendienst, het ziekenfonds.

Uw gegevens worden enkel gedeeld met derden die voldoende technische en organisatorische maatregelen hebben ingezet die garanderen dat uw rechten en gegevens worden beschermd.

5. Worden uw persoonsgegevens doorgegeven aan landen gelegen buiten de Europese Economische Ruimte?

In het kader van onze aanwervingsprocedures geven we gegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, met name in het kader van de diensten uitgevoerd door onze onderaannemers. Wij werken enkel samen met onderaannemers die adequate technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen inzetten. 

Bij gebrek aan een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zorgen we ervoor dat deze doorgifte gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving door middel van passende garanties, zoals standaard contractuele clausules die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie.

6. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

In zijn hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke ziet Auto 5 erop toe dat u alle onderstaande rechten kunt uitoefenen:

• Recht van inzage – U hebt het recht om geïnformeerd te worden indien uw Persoonsgegevens worden verwerkt door Auto 5. U hebt ook het recht te weten wie de categorieën ontvangers zijn aan wie uw Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven;
• Recht op rectificatie – U hebt het recht om persoonsgegevens onmiddellijk te laten aanpassen indien deze onjuist of niet meer relevant zijn;
• Recht op gegevenswissing (“recht om vergeten te worden”) – Tenzij de wet anders voorschrijft, zal Auto 5 uw persoonsgegevens wissen om te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen, met name wanneer uw gegevens niet langer nodig zijn of wanneer u ons hierom verzoekt;
• Recht op beperking van de verwerking – U kunt Auto 5 vragen om de verwerking van uw Persoonsgegevens te beperken als u van mening bent dat uw Persoonsgegevens niet correct zijn of als u ons vraagt om uw gegevens te wissen;
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid – U hebt het recht om een kopie te vragen, in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat, van de gegevens die u aan ons hebt verstrekt indien de verwerking van die gegevens gebeurt met behulp van geautomatiseerde processen;
• Recht van bezwaar – In bepaalde omstandigheden en om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens door Auto 5, met name wanneer u wenst dat uw cv niet bewaard wordt in onze databank na het doorlopen van een onsuccesvolle aanwervingsprocedure.

Afhankelijk van de verwerking in kwestie, en meer bepaald afhankelijk van de rechtsgrondslag van de verwerking, kunnen bepaalde rechten niet worden uitgeoefend, en dit in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Indien u vragen zou hebben over de bescherming van uw gegevens, of indien u uw rechten zou willen uitoefenen, gelieve dan contact met ons op te nemen door een e-mail te sturen naar het volgende adres: rhbel@auto5.be.

U kunt ook contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO) op het volgende e-mailadres: nataliadison@adisonlaw.com, of door een schrijven te richten aan: Auto 5, HR-Dienst, Paepsem Business Park, Paapsemlaan, 20, ANDERLECHT, België.

Bij problemen kunt u ook klacht indienen bij het Franse Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).